Tietosuojaseloste

Tietosuoja isännöintiyrityksessämme

Laadittu: 4.5.2018

Päivitetty: 8.12.2021

Taloyhtiönne hankki isännöintipalvelut yritykseltämme, joten käsittelemme taloyhtiön asukkaisen ja osakkaiden henkilötietoja. Tarvitsemme näitä tietoja, jotta voimme tuottaa sopimuksemme mukaista isännöintipalvelua sekä muita asumisen palveluita taloyhtiössänne. Tietosuoja on meille tärkeää ja huomioimme sen päivittäisessä työssämme.

Isännöintiyrityksessä säilytämme henkilötietoja omassa asiakasrekisterissämme. Asiakasrekisterimme sisältää seuraavia henkilötietoja isännöimiemme taloyhtiöiden asukkaista ja osakkaista:

  • huoneiston tiedot
  • huoneistoissa asuvien etu- ja sukunimet
  • henkilötunnukset, silloin kun ne ovat henkilön yksilöimisen takia välttämätöntä
  • sähköpostiosoitteet
  • puhelinnumerot
  • sisäänmuutto- ja poismuuttoajankohdat

Säilytämme henkilötietoja asiakasrekisterissämme sen ajan, kun asukas/osakas asuu taloyhtiössä tai taloyhtiö on isännöintiyrityksemme asiakas. Tämän jälkeen säilytämme tietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.

Henkilötiedot saamme kerättyä pääasiassa taloon muuton yhteydessä taloyhtiön osakkailta ja asukkailta itseltään eri viestikanavissa, kuten puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai vastaavalla tavalla. Lisäksi henkilöön liitettävissä olevia tietoja kertyy taloyhtiösivuille kirjautumisen yhteydessä sekä niitä käytettäessä. Henkilötietoja saadaan myös edelliseltä isännöintiyritykseltä isännöitsijän vaihdon yhteydessä. Varmistaaksemme tiedon ajantasaisuuden päivitämme tietoja viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta. Saatuja tietoja käytetään vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty.

Tarvitsemme osakkaan ja asukkaan henkilötietoja, jotta voimme tunnistaa asiakkaamme tämän asioidessa isännöintiyrityksessämme tai sähköisissä palveluissamme. Käytämme tietoja taloyhtiön vastike- ja vuokravalvonnassa, saatavien perinnässä, asukastiedottamisessa sekä taloyhtiöille hankittujen palvelujen järjestämisessä. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä valvottaessa isännöintiyrityksen ja taloyhtiön etua. Näiden ohella henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön.

Henkilötietoja luovutetaan taloyhtiönne virallisille edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi sekä taloyhtiön mahdollisesti käyttämille palveluntarjoajille, kuten huolto- ja perintäyhtiölle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä.

Isännöintiyrityksessämme käsiteltävät henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä käyttävät ainoastaan isännöintiyrityksen työntekijät suojatuilla työasemillaan, joihin työntekijät pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan. Käytännössä henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen. Isännöintiyrityksessämme on laadittu erillinen henkilöstön tietoturvaohje.

Paperimuodossa olevia asiakirjoja on toimistossamme ja toimiston arkistossa. Toimistoon ei pääse ilman että joku henkilökuntaan kuuluva ottaa vastaan. Asiakkaiden asiakirja-aineistoja voi sijata asiakkaiden omissa, lukituissa tiloissa ja vastuulla.

Isännöintiyrityksellä on oikeus käyttää alihankkijoita tehtäviensä toteuttamiseksi ja luovuttaa alihankijoille oikeus käsitellä henkilötietoja tarvittavalla tavalla. Alihankintana voidaan toteuttaa esimerkiksi kirjanpito- tai tietojärjestelmäpalveluita. Isännöintiyritys tiedottaa tilaajaa mahdollisista olennaisista muutoksista henkilötietojen käsittelyssä.

Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Näitä oikeuksia ovat oikeus pyytää isännöintiyritykseltä pääsy häntä koskeviin tietoihin, oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä sekä oikeus tehdä valitus viranomaiselle.      

Isännöintiyritys ei siirrä käsittelemiään henkilötietoja Euroopan Unionin ulkopuolelle.

Isännöintiyrityksellä on oikeus mukauttaa henkilötietojen käsittelyperiaatteitaan myöhemmin syntyvää vakiintunutta tietosuojalainsäädännön tulkintaa tai ohjeistusta vastaavaksi.

Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voitte olla yhteydessä Terhi Riikoseen. Sähköpostiosoitteet ovat muotoa etunimi.sukunimi@isannointiriikonen.fi